1. Identificación y ámbito de aplicación

La presente Política de Reservas, Cancelaciones y Reembolsos regula las condiciones económicas y administrativas aplicables a las reservas realizadas con DMC PENINSULAR EVENTS S.L., sociedad titular de las marcas comerciales TOUR & FRIENDS y The Team Building Madrid (en adelante, “la Empresa”).

Esta política se aplica a las reservas realizadas bajo cualquiera de dichas marcas y complementa las Condiciones de Contratación y Participación.

2. Reservas online

Las actividades disponibles para reserva online podrán reservarse directamente a través del sistema de reservas de la Empresa, de acuerdo con el rango de participantes indicado para cada actividad.

El rango de participantes aplicable podrá variar en función del tipo de actividad, requisitos operativos, capacidad del espacio, disponibilidad de proveedores y otras características del servicio.

Para grupos que superen el rango de participantes disponible para la reserva online, el cliente deberá ponerse en contacto con la Empresa en:

info@tourandfriends.com
info@theteambuildingmadrid.com

o completar el formulario de contacto correspondiente para solicitar una propuesta personalizada.

El pago completo deberá realizarse en el momento de efectuar la reserva, salvo que el sistema de reserva indique expresamente otra modalidad de pago.

La reserva solo se considerará confirmada cuando:

1. el pago haya sido procesado correctamente; y
2. la Empresa haya enviado la correspondiente confirmación por correo electrónico.

La confirmación de la reserva constituirá la referencia principal de los servicios contratados.

3. Grupos fuera del rango de reserva online

Los grupos cuyo número de participantes supere el rango disponible para una determinada actividad en el sistema de reservas online requieren una propuesta personalizada.

El cliente podrá solicitar una propuesta mediante el formulario de contacto o escribiendo a:

info@tourandfriends.com
info@theteambuildingmadrid.com

Las condiciones de pago, reserva, cancelación y reembolso aplicables a estos grupos podrán variar en función de:

• número de participantes;
• fecha;
• actividad;
• proveedores;
• servicios contratados;
• entradas;
• transporte;
• alojamiento;
• espacios;
• y otras características específicas del evento.

Estas condiciones serán indicadas en el presupuesto o propuesta correspondiente.

Una vez aceptado el presupuesto, las condiciones particulares incluidas en dicha propuesta formarán parte del contrato.

4. Cambios en el número de participantes

El cliente deberá informar de cualquier cambio en el número de participantes tan pronto como sea posible.

Una reducción del número de participantes no implicará automáticamente un aumento proporcional del importe reembolsable cuando existan servicios contratados específicamente para el grupo o costes no recuperables.

Los aumentos de participantes requerirán aprobación previa de la Empresa.

La incorporación de participantes adicionales estará sujeta a disponibilidad y al pago de los importes correspondientes.

5. Cancelaciones por parte del cliente — reservas online

Salvo que se indique expresamente lo contrario en el momento de la reserva, se aplicará la siguiente política:

Los plazos se calcularán tomando como referencia la fecha y hora programadas para el inicio de la actividad.

Cuando una reserva incluya servicios o productos contratados específicamente para el cliente y sujetos a condiciones de no reembolso del proveedor, dichos importes podrán quedar excluidos del reembolso, siempre que esta condición haya sido comunicada al cliente antes o en el momento de contratar y resulte legalmente aplicable.

6. Servicios no reembolsables

Algunas reservas pueden incluir servicios contratados específicamente para el cliente que, por sus propias condiciones de contratación, no permitan cancelación o reembolso.

Estos pueden incluir, entre otros:

• entradas a museos;
• monumentos;
• palacios;
• castillos;
• espectáculos;
• actividades de terceros;
• reservas de restaurantes;
• transporte;
• alojamiento;
• espacios;
• y otros servicios específicamente adquiridos para una reserva.

Cuando una parte de la reserva esté sujeta a condiciones de no reembolso, la Empresa informará al cliente cuando dicha condición sea conocida y relevante antes o en el momento de contratar.

7. Cancelaciones o modificaciones por parte de la Empresa

Si la Empresa cancela una actividad por una causa directamente imputable a la Empresa y no puede ofrecer una alternativa razonable aceptada por el cliente, se realizará el reembolso que legalmente corresponda y, cuando proceda, el reembolso íntegro del importe pagado por el servicio cancelado.

No obstante, determinadas modificaciones o cancelaciones podrán producirse por circunstancias ajenas al control razonable de la Empresa, en cuyo caso se aplicarán las disposiciones relativas a meteorología, fuerza mayor y proveedores externos previstas en esta política y en las Condiciones de Contratación y Participación.

8. Cancelación o pérdida del servicio por conducta del cliente o participantes

No procederá el reembolso cuando la actividad no pueda desarrollarse o deba finalizar anticipadamente como consecuencia de circunstancias imputables al cliente o a los participantes, incluyendo:

• llegada excesivamente tardía;
• no presentación;
• incumplimiento de instrucciones de seguridad;
• comportamiento que comprometa la seguridad;
• comportamiento que impida el correcto desarrollo de la actividad;
• uso indebido de materiales o equipos;
• daños intencionados;
• estado derivado del consumo de alcohol u otras sustancias que impida participar de forma segura;
• o cualquier otra conducta imputable al cliente o participante que impida razonablemente la prestación del servicio.

Lo anterior se aplicará sin perjuicio de los derechos que legalmente correspondan al cliente.

9. Condiciones meteorológicas

Las actividades no se cancelarán automáticamente por lluvia o por condiciones meteorológicas normales.

Cuando las condiciones meteorológicas o ambientales puedan comprometer razonablemente la seguridad o viabilidad de la actividad, la Empresa podrá:

• modificar la actividad;
• cambiar el itinerario;
• retrasar el inicio;
• sustituir una actividad;
• reprogramar la actividad;
• o cancelarla cuando no exista una alternativa razonable.

Cuando sea posible, la Empresa procurará ofrecer una fecha alternativa o una actividad equivalente.

Las consecuencias económicas de la modificación, reprogramación o cancelación se determinarán de acuerdo con las circunstancias concretas, las condiciones particulares de la reserva y la legislación aplicable.

10. Fuerza mayor

No se considerará cancelación imputable a la Empresa aquella que sea consecuencia de circunstancias imprevisibles o inevitables fuera de su control razonable.

Estas pueden incluir:

• desastres naturales;
• condiciones meteorológicas extremas;
• incendios;
• inundaciones;
• pandemias o emergencias sanitarias;
• guerras;
• atentados terroristas;
• huelgas;
• disturbios;
• restricciones gubernamentales;
• decisiones de autoridades;
• cierres de carreteras;
• interrupciones generalizadas del transporte;
• cierres de instalaciones;
• o circunstancias extraordinarias similares.

En estos casos, la Empresa procurará, siempre que sea razonablemente posible, ofrecer una reprogramación o alternativa.

Cuando no sea posible prestar el servicio contratado, se aplicarán los derechos y consecuencias económicas previstos por la legislación aplicable y las condiciones específicas de la reserva.

11. Servicios prestados por terceros

Los servicios de transporte, alojamiento, restaurantes, espacios para eventos, museos, monumentos, espectáculos, actividades especializadas y otros proveedores externos podrán estar sujetos a sus propias condiciones de reserva y cancelación.

Cuando estas condiciones tengan consecuencias económicas para el cliente, la Empresa informará de ellas antes de confirmar la reserva cuando sean conocidas y resulten aplicables.

Cuando un proveedor permita cambios, cancelaciones o reembolsos bajo determinadas condiciones, la Empresa aplicará dichas condiciones a la parte correspondiente de la reserva, en la medida en que resulten aplicables.

12. Cambios y reprogramaciones

Cuando una actividad deba ser modificada o reprogramada, la Empresa procurará ofrecer una alternativa razonablemente equivalente.

Dependiendo de las circunstancias, la alternativa podrá consistir en:

• cambio de horario;
• cambio de fecha;
• modificación del itinerario;
• sustitución de una actividad;
• sustitución de un proveedor;
• o una actividad equivalente.

Las condiciones económicas aplicables serán comunicadas al cliente cuando resulte necesario.

13. No presentación

Se considerará no presentación (no-show) la falta de asistencia de los participantes a la actividad en la fecha, hora y lugar indicados en la confirmación, cuando no exista una comunicación previa y una modificación aceptada por la Empresa.

La no presentación no dará derecho a reembolso salvo que la legislación aplicable o las condiciones particulares de la reserva establezcan lo contrario.

14. Retrasos

Los participantes deberán llegar puntualmente.

Cuando un retraso impida prestar total o parcialmente el servicio contratado, podrá considerarse que el servicio ha sido perdido por causa imputable al cliente.

Los costes adicionales ocasionados por el retraso podrán ser repercutidos al cliente cuando correspondan.

La reducción de la duración de una actividad debido a la llegada tardía de los participantes no dará derecho automáticamente a un reembolso.

15. Forma y plazo de los reembolsos

Cuando corresponda un reembolso, la Empresa lo tramitará utilizando, siempre que sea posible, el mismo método de pago utilizado para la reserva.

El plazo efectivo en el que el importe aparezca nuevamente disponible dependerá también de la entidad financiera o proveedor de pago utilizado.

Cuando el reembolso sea parcial, la Empresa informará al cliente del importe correspondiente.

16. Reservas con condiciones particulares

Las reservas realizadas mediante presupuesto, propuesta comercial o contrato específico podrán estar sujetas a condiciones de pago, cancelación y reembolso diferentes de las previstas para las reservas online.

Dichas condiciones deberán estar indicadas expresamente en el presupuesto, propuesta o contrato correspondiente.

En caso de contradicción entre esta política y unas condiciones particulares expresamente acordadas para una reserva, prevalecerán estas últimas en aquello que específicamente regulen, sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables.

17. Precios y errores manifiestos

La Empresa se reserva el derecho de corregir errores tipográficos, errores manifiestos de precio o cualquier otra inexactitud publicada en sus páginas web.

Si se detectara un error manifiesto en el precio antes de confirmar una reserva, la Empresa podrá comunicarlo al cliente antes de confirmar la contratación.

Cuando una reserva ya haya sido confirmada y exista un error que legalmente permita su corrección, la Empresa contactará con el cliente para ofrecer las opciones que correspondan de acuerdo con la legislación aplicable.

18. Relación con las Condiciones de Contratación y Participación

Esta Política de Reservas, Cancelaciones y Reembolsos forma parte de las condiciones aplicables a las reservas realizadas con DMC PENINSULAR EVENTS S.L. y debe interpretarse conjuntamente con las Condiciones de Contratación y Participación.

Las Condiciones de Contratación y Participación regulan principalmente las normas de participación, seguridad, responsabilidad, proveedores y prestación de las actividades.

Esta política regula principalmente las reservas, pagos, cancelaciones, reembolsos, cambios y reprogramaciones.

19. Legislación aplicable y derechos del cliente

Las reservas y relaciones contractuales se regirán por la legislación española que resulte aplicable.

Cuando el cliente tenga la condición legal de consumidor, se respetarán los derechos que le reconozca la normativa imperativa aplicable.

Ninguna disposición de esta política pretende excluir o limitar derechos que legalmente no puedan ser excluidos o limitados.

20. Aceptación

Antes de completar una reserva online, el cliente deberá tener acceso a esta Política de Reservas, Cancelaciones y Reembolsos y aceptar expresamente su contenido.

La aceptación implica que el cliente declara haber tenido la oportunidad de conocer las condiciones aplicables antes de realizar la reserva.

En los procesos de contratación electrónica, la Empresa conservará la información necesaria para acreditar la contratación y aceptación de las condiciones aplicables.